Managementassistent netwerkbureau Regio Zwolle

Ben jij een echte organisator die energie krijgt van schakelen, plannen en verbinden? Als managementassistent bij het Netwerkbureau Regio Zwolle houd jij de regie achter de schermen. Jij zorgt dat alles klopt, loopt en op tijd klaarstaat - van vergaderingen tot afspraken. Met jouw scherpe blik en positieve houding ben jij de spil in een bruisend netwerk dat samenwerkt aan de toekomst van Regio Zwolle! 

Je afdeling

Als managementassistent maak je deel uit van de afdeling Top-Services, die bestaat uit 80 professionals die het primaire proces ondersteunen. De afdeling omvat adviseurs facilitaire zaken, de Servicedesk Facilitair en managementassistenten.

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste managementassistent voor de nieuwe secretaris directeur van het netwerkbureau Regio Zwolle. Het netwerkbureau bestaat uit ongeveer 15 vaste medewerkers. Daarnaast zijn er nog zo’n 10 professionals die op een meer flexibele of tijdelijke basis betrokken zijn bij het werk in de regio Zwolle. Als managementassistent kom je te werken voor het basisteam van het netwerkbureau. Dit team bestaat momenteel uit 2 andere secretaresses, 3 programmamanagers, de afdeling Public Affairs, afdeling Communicatie en een aantal (programma)secretarissen.

Dit ga je doen

Je hebt een veelzijdige en dynamische functie. Je beheert de agenda van de secretaris directeur strak en efficiënt en zorgt dat afspraken logisch en werkbaar zijn. Geen dag is hetzelfde, dus je schakelt snel tussen verschillende taken en pakt onverwachte zaken direct op. Samen met je collega’s verdeel je het werk en zorg je dat alles soepel loopt. Omdat Regio Zwolle een groot netwerk is, komen er veel afspraken en verzoeken binnen. Jij zorgt dat deze op de juiste plek terechtkomen en tijdig worden opgepakt. Je legt verbanden tussen berichten en ziet wat er speelt, zodat je vooruit kunt denken en handelen. Soms beheer je meerdere mailboxen en filter je berichten. Dat doe je in overleg met de programmamanager.

Ook notuleer je vergaderingen, stel je actie- en besluitenlijsten op en bewaak je deadlines. Je zorgt dat stukken tijdig in vergadertool iBabs staan en dat iedereen altijd over de juiste informatie beschikt. Je voelt feilloos aan wat urgent is en bewaakt de balans in de agenda. Je denkt actief mee, geeft gevraagd en ongevraagd feedback en houdt overzicht in de hectiek.

Je werkt nauw samen met je directe collega’s binnen het netwerkbureau, maar ook met de secretaresses in het bredere netwerk. Je denkt mee in de praktijk en geeft advies waar nodig – soms gevraagd, soms ongevraagd.

Dit ben jij

Je werk vereist een hoog niveau van flexibiliteit en multitasking. Soms vraagt een plotselinge gebeurtenis in de organisatie of binnen de regionale netwerksamenwerking om onmiddellijke actie. Jij weet dan snel prioriteiten te stellen en je werkzaamheden efficiënt te herstructureren.

Werken in een politiek-bestuurlijke omgeving zie jij als een inspirerende uitdaging. Je beschikt over een proactieve en hands-on werkhouding, hebt oog voor de mensen om je heen en handelt discreet wanneer de situatie daarom vraagt. Vertrouwelijke informatie behandel je met zorg en integriteit. Je communiceert professioneel en representatief met uiteenlopende interne en externe contacten en beschikt over goede digitale vaardigheden. Daarnaast ben je bestuurlijk sensitief, sociaal vaardig en flexibel ingesteld. Je werkt zelfstandig, maar weet ook goed samen te werken binnen een team.

Uiteraard beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Deze rol vraagt om organisatietalent, daadkracht en het vermogen om snel te schakelen. Je bent oplossingsgericht, werkt nauwkeurig en neemt initiatief waar nodig.

Daarnaast beschik je over:

• mbo+/hbo werk- en denkniveau en een relevante opleiding;
• meerdere jaren ervaring als (afdelings)managementassistent en bij voorkeur als managementassistent van een directie of bestuur. 

Dit bieden wij

Het betreft een functie voor 32-36 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. Wij investeren in je professionele ontwikkeling met een opleidingsbudget, gericht op jouw functie.

Je kunt het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van maximaal € 4.464,- (functieschaal 8) op basis van een werkweek van 36 uur. Per 1 oktober 2025 vindt er een cao-verhoging plaats van 1,85%. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.

Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je op deze pagina. 

Meer weten?

Wil je meer weten over de functie? Bel of mail met Linda Streur, coördinator Top-Services: (038) 49 83 386 / l.streur@zwolle.nl.

Solliciteren

Solliciteren kan tot en met 26 oktober 2025, alleen via onderstaande sollicitatieknop. De selectiegesprekken zijn gepland op woensdag 12 november 2025.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Zwolle, #hartvoordestad en voor de organisatie

Gemeente Zwolle treedt op als gastheer van de Regio Zwolle. Daarom kom je in dienst van de gemeente Zwolle. In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben hart voor de stad, houden van het groen, wonen, werken en ondernemen er met plezier.

We zijn een organisatie waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt. In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent.

Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?

Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.