Elektronische facturatie
Lever je producten of diensten aan de gemeente Zwolle? We ontvangen de rekening daarvoor graag elektronisch door middel van een e-factuur (Let op: dit is geen mail met pdf). Met e-facturatie kunnen wij de factuur sneller betalen. Je leest hier hoe e-facturatie werkt.
Er zijn drie manieren om je elektronische factuur (e-factuur) te versturen:
- Via het Zwolle e-facturatieportaal
Heb je geen boekhoudsysteem of stuur je weinig facturen? Via het Zwolle e-facturatie portaal kun je gemakkelijk je factuur versturen. Je logt in, maakt online een elektronische factuur aan en verstuurt die vervolgens direct beveiligd naar gemeente Zwolle. Dit is de handigste manier als je slechts enkele facturen per maand of per jaar verstuurt naar gemeente Zwolle.
Naar het Zwolle e-facturatieportaal - Directe koppeling met je boekhoudpakket via Peppol
Stuur je dagelijks facturen naar meerdere debiteuren? Dan kun je e-facturen sturen via het internationale Peppol-netwerk. Als je bent aangesloten op Peppol kun je e-facturen sturen naar elke andere organisatie of overheidsinstantie die op Peppol zit. Dus ook de gemeente Zwolle.
Als je nog niet bent aangesloten op het Peppol-netwerk, kijk dan op de website van Peppol voor een overzicht van aanbieders die je kunnen aansluiten op het netwerk of neem contact op met TIE Kinetix voor meer informatie en de vervolgstappen.
Naar Peppol - Van PDF naar Peppol-factuur
Wil of kan je geen gebruik maken van een directe koppeling met je boekhoudpakket via Peppol? In dat geval kan onze leverancier TIE Kinetix hierin ondersteunen, in overeenstemming met alle juridische eisen die gelden. Eenvoudig, voordelig en veilig. TIE Kinetix heeft namelijk ook de mogelijkheid om de PDF-factuur om te zetten naar een elektronische factuur.
Heb je hulp nodig bij het kiezen van de mogelijkheid van e-facturen die het beste bij jouw organisatie past? Neem dan contact op met TIE Kinetix via onboarding@tiekinetix.com
Vul eerst het aanmeldformulier in
Om te kunnen starten met het versturen van e-facturen naar gemeente Zwolle vul je als eerste het aanmeldformulier in. Door je aanmelding kunnen wij je herkennen als leverancier van gemeente Zwolle en facturen succesvol ontvangen en verwerken. Nadat je bent aangemeld, ontvang je een mail een activatiecode en verdere instructies. Daarna kun je e-facturen indienen via het e-facturatie portaal van de gemeente Zwolle of Peppol.
Contact
Lees de veelgestelde vragen als je vragen hebt over het starten met e-facturatie. Zit het antwoord op jouw vraag er niet bij? Neem dan contact op met de afdeling Financiële administratie via FA@zwolle.nl
Veelgestelde vragen
Wat is e-facturatie?
Een e-factuur (elektronische factuur) is een gestructureerd, elektronisch document (geen PDF) waarbij alle gegevens op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Of je nu wel of geen boekhoudsysteem gebruikt, veel of weinig facturen stuurt: elektronisch factureren kan altijd.
Waaraan moeten mijn facturen voldoen?
Om je facturatie soepel te laten verlopen, moet je e-factuur aan een aantal eisen voldoen, vanuit de wet, en vanuit de gemeente Zwolle:
Wettelijke eisen
- Volledige bedrijfsnaam en -adres;
- Bedrijfsnaam en -adres van de gemeente Zwolle;
- Uniek factuurnummer;
- Factuurdatum;
- Btw-gegevens (zoals tarief en btw-nummer).
Meer informatie over de wettelijke factuureisen vind je op de site van de Belastingdienst.
Aanvullende eisen vanuit de gemeente Zwolle
- Vermeld een inkoopordernummer bij facturen van meer dan € 5.000,-.
- Vermeld een referentie (kostenplaats of werkordernummer) als er geen inkoopordernummer aanwezig is en de factuur minder dan € 5.000 bedraagt.
Als één van de vereiste of aanvullende gegevens ontbreken op je factuur, dan wordt de factuur geweigerd of geretourneerd. Na aanpassing kan de factuur opnieuw ingestuurd worden. Heb je hulp nodig bij het insturen van je factuur neem dan contact op met de afdeling Financiële administratie via FA@zwolle.nl
Wat zijn de gegevens van de gemeente Zwolle?
| Bezoekadres: | Gemeente Zwolle, Grote Kerkplein 15, 8011 PK Zwolle |
|---|---|
| Postadres: | Gemeente Zwolle, Postbus 10007, 8000 GA Zwolle |
| Mailadres: | fa@zwolle.nl |
| BTW nummer: | (NL) 00.19.00249.B01 |
| KvK nummer: | 08218173 |
| Vestigingsnr.: | 000009016856 |
| IBAN nummer: | NL85BNGH0285098411 |
| BIC/Swift: | BNGHNL2G |
| OIN e-factuur: | 00000001001900249000 |