Facturatie
Factuur per e-mail aanleveren
Je kunt facturen per e-mail aanleveren als pdf-bestand via crediteuren@zwolle.nl
Voor facturen boven de € 500 is een geldig en actueel inkoopordernummer verplicht. Bij facturen tot en met € 500 moet je een deelprojectnummer vermelden.
Om jouw factuur snel te kunnen verwerken, vragen we je het volgende:
- verstuur per e-mail maar één factuur;
- gebruik per factuur slechts één inkoopordernummer.
E-factuur
De gemeente Zwolle heeft een voorkeur voor e-facturatie. Met e-facturen kunnen wij jouw factuur sneller verwerken en betalen.
Een e-factuur moet aan dezelfde inhoudelijke voorwaarden voldoen als een factuur die je per e-mail verstuurt. Zie hiervoor ook ‘Veelgestelde vragen: waaraan moeten mijn facturen voldoen?’
E-facturen via Peppol
E-facturen worden verstuurd vanuit jouw boekhoudpakket via het Peppol-netwerk.
Als je bent aangesloten op Peppol, kun je e-facturen sturen naar alle organisaties en overheidsinstanties die ook op dit netwerk zijn aangesloten – dus ook naar de gemeente Zwolle.
Ben je nog niet aangesloten op Peppol? Kijk dan op de website van Peppol (externe link)voor een overzicht van aanbieders die je kunnen aansluiten op het netwerk.
Contact
Heb je vragen over het sturen van facturen? Lees dan eerst de Veelgestelde vragen.
Staat het antwoord daar niet tussen, neem dan contact op met de afdeling Financiële administratie via FA@zwolle.nl
Veelgestelde vragen
Wat is e-facturatie?
Een e-factuur is een gestructureerde, elektronische factuur. Het is dus geen pdf-bestand, maar een digitaal document waarin alle gegevens op vaste plekken staan en automatisch kunnen worden gelezen door een softwaresysteem. Hierdoor kan een e-factuur direct van het ene systeem naar het andere worden verwerkt.
Of je nu wel of geen boekhoudpakket gebruikt en of je veel of weinig facturen verstuurt: elektronisch factureren is altijd mogelijk.
Waaraan moeten mijn facturen voldoen?
Om jouw facturen snel en goed te kunnen verwerken, moet elke factuur aan een aantal voorwaarden voldoen. Er zijn wettelijke eisen en aanvullende eisen van de gemeente Zwolle.
Wettelijke eisen
Op elke factuur moeten in elk geval staan:
- De volledige bedrijfsnaam en het adres van jouw organisatie
- De bedrijfsnaam en het adres van de gemeente Zwolle
- Een uniek factuurnummer
- De factuurdatum
- De btw-gegevens (zoals btw-tarief en btw-nummer)
Meer informatie over de wettelijke factuureisen vind je op de website van de Belastingdienst(externe link).
Aanvullende eisen
- Vermeld een inkoopordernummer bij facturen met een factuurbedrag groter dan € 500.
- Vermeld een deelprojectnummer als er geen inkoopordernummer is en het factuurbedrag lager is dan € 500.
- Vermeld behalve het deelprojectnummer ook het rekeningnummer (=artikelnummer) én het WKR-attribuutnummer als hier sprake van is.
Als gegevens ontbreken
Ontbreekt één van de verplichte of aanvullende gegevens? Dan kan jouw factuur worden geweigerd of teruggestuurd. Na aanpassing kun je de factuur opnieuw insturen.
Heb je hulp nodig bij het insturen van facturen?
Neem dan contact op met de afdeling Financiële Administratie via FA@zwolle.nl
Wat zijn de gegevens van de gemeente Zwolle?
| Bezoekadres: | Gemeente Zwolle, Grote Kerkplein 15, 8011 PK Zwolle |
|---|---|
| Postadres: | Gemeente Zwolle, Postbus 10007, 8000 GA Zwolle |
| Mailadres: |
|
| BTW nummer: | (NL) 00.19.00249.B01 |
| KvK nummer: | 08218173 |
| Vestigingsnr.: | 000009016856 |
| IBAN nummer: | NL85BNGH0285098411 |
| BIC/Swift: | BNGHNL2G |
| OIN e-factuur: | 00000001001900249000 |