Managementassistent Bestuurssecretariaat

Je team / afdeling

Als managementassistent van een bestuurder ben jij de spil die zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. Je houdt de agenda van de wethouder strak in de gaten, zodat die zich volledig op de kerntaken kan richten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, externe contacten en instanties, en zorgt dat de wethouder niet onnodig wordt benaderd.

Je werk is veelzijdig en dynamisch. De dag begint misschien rustig met het prioriteren van e-mails en het inplannen van afspraken, maar een gebeurtenis in de stad of de organisatie kan alles in een stroomversnelling brengen. Snel schakelen is dus een must. Je beheert meerdere mailboxen, filtert berichten, beantwoordt telefoontjes en handelt verzoeken af. Er zijn altijd meer aanvragen voor afspraken dan er tijd is, dus jij weet precies wat de prioriteiten zijn en stemt die snel af met de bestuurder.

Je hebt veel contact met de bestuursadviseur en de communicatieadviseur. Je stelt conceptantwoorden op, handelt verzoeken zelfstandig af en zorgt voor een zorgvuldige overdracht van vertrouwelijke informatie. Je legt verbanden tussen verschillende berichten, contacten en gebeurtenissen en houdt zo het overzicht. Ook zorg je dat alle vergaderstukken in iBabs staan en anticipeer je op de agenda van de bestuurder door goed te prioriteren. Je denkt inhoudelijk mee en geeft gevraagd en soms ongevraagd feedback.

Dit doe jij

Als managementassistent van een bestuurder ben jij de spil die zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. Je houdt de agenda van de wethouder strak in de gaten, zodat die zich volledig op de kerntaken kan richten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, externe contacten en instanties, en zorgt dat de wethouder niet onnodig wordt benaderd.

Je werk is veelzijdig en dynamisch. De dag begint misschien rustig met het prioriteren van e-mails en het inplannen van afspraken, maar een gebeurtenis in de stad of de organisatie kan alles in een stroomversnelling brengen. Snel schakelen is dus een must. Je beheert meerdere mailboxen, filtert berichten, beantwoordt telefoontjes en handelt verzoeken af. Er zijn altijd meer aanvragen voor afspraken dan er tijd is, dus jij weet precies wat de prioriteiten zijn en stemt die snel af met de bestuurder.

Je hebt veel contact met de bestuursadviseur en de communicatieadviseur. Je stelt conceptantwoorden op, handelt verzoeken zelfstandig af en zorgt voor een zorgvuldige overdracht van vertrouwelijke informatie. Je legt verbanden tussen verschillende berichten, contacten en gebeurtenissen en houdt zo het overzicht. Ook zorg je dat alle vergaderstukken in iBabs staan en anticipeer je op de agenda van de bestuurder door goed te prioriteren. Je denkt inhoudelijk mee en geeft gevraagd en soms ongevraagd feedback.

Dit ben jij

Ben jij die proactieve collega met een hands-onmentaliteit? Dan voel je je bij ons helemaal thuis. Je ziet uit jezelf wat er moet gebeuren en pakt taken zelfstandig op. Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Digitale systemen zijn voor jou geen probleem: je schakelt moeiteloos tussen verschillende applicaties. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, in woord en geschrift, en je hebt een representatieve uitstraling en sterke communicatieve vaardigheden. Samenwerken gaat je goed af en je draagt actief bij aan een prettige werksfeer.

Verder herken je je hierin:

• je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding;
• je hebt ervaring als managementassistent, bij voorkeur op een bestuurssecretariaat.

Dit bieden wij

De startdatum is per direct of in overleg. Je werkt 32 uur per week, waarbij vrijdag een vaste werkdag is. Voor de overige werkdagen kijken we samen naar een passende invulling.

In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. We investeren in je ontwikkeling met een opleidingsbudget dat past bij je functie.

Je kunt het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van maximaal € 4.556 (functieschaal 8) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van je opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.

Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je hier.

Meer weten?

Wil je meer weten over de functie? Mail met Miriam Frietema, teamleider Top-Services: m.frietema@zwolle.nl.

Solliciteren

Solliciteren kan tot en met dinsdag 3 november, alleen via onderstaande sollicitatieknop. De eerste gespreksronde is gepland op 9 en 10 november, de tweede gespreksronde is gepland op 18 november. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Werk dat de stad voelt

Werk je voor gemeente Zwolle? Dan werk je voor 135.000 inwoners. Of je nu bijdraagt aan een fijne buurt, duidelijke dienstverlening of een groene leefomgeving: het werk dat jij doet, raakt de stad. 

Zwolle groeit. Dat brengt kansen én uitdagingen. Daarom werken we nauw samen. Dit doen we met ruim 2000 collega’s, inwoners, ondernemers en partners in de stad. We kijken verder dan taken en planningen en geven je de ruimte om te leren en te groeien. Of je nu op de voorgrond werkt of achter de schermen je collega’s ondersteunt: bij gemeente Zwolle doe je werk dat de stad voelt.