Vergunning voor evenement aanvragen

Voor het organiseren van een evenement heeft u meestal een vergunning nodig. Denk hierbij aan festiviteiten die voor publiek toegankelijk zijn, zoals een braderie, circus, kermis of wielerronde. Voor een klein evenement is een melding vaak voldoende. Bijvoorbeeld een buurt- of straatfeest, barbecue.

Vergunningsplichtige evenementen

In Zwolle heeft u voor twee categorieën een vergunning nodig:

  • Grootschalige evenementen
  • Overige evenementen

Grootschalig evenement

Op grootschalige evenementen:

  • komen meer dan 5.000 bezoekers. U moet vooraf fysieke maatregelen treffen. Denk aan het plaatsen van hekken of afzettingen van de weg. En meestal is er een grotere kans dat het gevolgen heeft voor de openbare orde en veiligheid.
  • is een maximaal aantal decibellen van 75 dB(A)/90 dB(C) of 85 dB(A)/95 dB(C) toegestaan. Dit staat los van het aantal bezoekers of de fysieke maatregelen die u moet treffen.

Overig evenement

Overige evenementen zijn festiviteiten:

  • met maximaal 5.000 bezoekers. Voor deze evenementen moet u geringe fysieke maatregelen treffen. En het risico op verstoring van de openbare orde en veiligheid is ook niet groot. Het maximale aantal toegestane decibellen is: 70 dB(A)/80 dB(C).

Aanvraag

Aanvraagtermijn

  • U moet uw aanvraag voor een grootschalig evenement op z'n laatst 12 weken vóór de happening indienen.
  • Voor overige evenementen moet u ten minste 8 weken vooraf een aanvraag indienen.

Hierdoor heeft de gemeente voldoende tijd om een aanvraag goed af te handelen en de verleende vergunning op tijd te publiceren. In deze periode kunnen we betrokkenen op een juiste manier betrekken bij de verlening van de vergunning.

Vergunning aanvragen 

Wilt u weten of u een vergunning moet aanvragen? Of wilt u meer informatie over hoe u dat het beste kunt doen?

Neem dan contact op met één van de vergunningverleners: Carla Jacobs, Jolanda Boezelman, Annerie Liefers of Antonie van Leussen, telefoonnummer 14 038 (vijf cijfers).

Indienen

U kunt een evenementenvergunning aanvragen

In sommige gevallen heeft u ook een omgevingsvergunning nodig. Als dat zo is, dan krijgt u daar bericht over.

Nieuw, grootschalig evenement

Wilt u een nieuw en grootschalig evenement in Zwolle organiseren? Neem dan zo vroeg mogelijk contact op met i.tuqan@zwolle.nl (tel. 038-498 2016).

Voorwaarden

Wees op tijd

Wij willen een evenement graag mogelijk maken. Het is daarbij belangrijk dat u als organisator op tijd uw aanvraag indient. En dat u daarbij heeft nagedacht over openbare orde en veiligheid.

Beoordeling vergunningsaanvraag

Evenementen kunnen veel invloed hebben op de omgeving van het evenement. Daarom kunnen we bij een vergunningaanvraag vragen om een veiligheids-, een verkeers-, een geluids- en/of een afvalplan vragen.

Als organisatie beschrijft u in de plannen de risico’s, de te nemen maatregelen en de gemaakte afspraken over veiligheid, verkeer, afval/schoonmaak en geluid. Ook moet u de rollen, taken en verantwoordelijken beschrijven.

Op basis hiervan maken adviseurs van politie, brandweer, geneeskundige dienst, geluid/evenementencoördinatie een advies voor de vergunningverleners.

Het gaat om een conceptplan die u bij aanvraag moet indienen. Na beoordeling kunnen we u nog om een aanvulling vragen. Daarna kunt u de definitieve plannen indienen.

Plannen

Hieronder staan de bijlagen die u bij een aanvraag voor een evenementenvergunning moet aanleveren.

Veiligheidsplan

Het veiligheidsplan geeft inzicht in de mogelijke risico’s  op het gebied van openbare orde en veiligheid (crowdmanagement), volksgezondheid, milieu en woon- en leefklimaat. Op basis van dat inzicht worden scenario’s en te nemen maatregelen bepaald.

Aan de hand van het veiligheidsplan bepalen hulpdiensten en gemeente of de organisator op het gebied van veiligheid goed is voorbereid en of ze de juiste maatregelen neemt. Het plan is de basis voor de vergunningsvoorschriften. Als organisator bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers.

Risico's

Een veiligheidsplan is nodig bij evenementen

  • als uit een risicoanalyse blijkt dat er risico’s te verwachten zijn en/of
  • met een bepaalde impact op de openbare orde buiten het evenemententerrein en/of
  • waarbij het bezoekersprofiel of het aantal bezoekers aanleiding geeft om een veiligheidsplan te vragen.

Inhoud veiligheidsplan

Een veiligheidsplan bevat

  • een beschrijving van risico’s,
  • de meest voor de hand liggende scenario’s voor het evenement
  • en welke maatregelen er genomen worden.

In elk geval worden de scenario’s en bijbehorende maatregelen omschreven van: brand, vechtpartij, extreem weer, te hoge publieksdichtheid (overcrowding) en onrust in het publiek.

In een aantal scenario’s kan een ontruiming aan de orde zijn. Een goed ontruimingsplan is daarom een noodzakelijk onderdeel van het veiligheidsplan.

Neem in het plan de volgende onderdelen op

  • omschrijving evenement
  • organisatiestructuur
  • samenwerkende partners (bv. beveiliging/ EHBO/ reddingsbrigade etc)
  • rollen, taken en verantwoordelijkheden
  • risicoanalyse – scenario’s - maatregelen
  • crowdmanagement (capaciteit / monitoren / sturingsmaatregelen)
  • ontruimingsplan
  • beveiligingsplan (o.a. inzetoverzicht, huisregelsmet in ieder geval de regel dat het bezit of gebruik van (soft)drugs ten strengste is verboden en dat er een zero tolerance beleid van toepassing is)
  • communicatieplan / verbindingsschema
  • telefoonlijst
  • overzicht veiligheidsoverleggen tussen organisatie, partnerorganisaties en hulpdiensten
  • complete digitale tekening

Aanleveren

U moet het veiligheidsplan bij de vergunningaanvraag aanleveren. De gemeente legt het veiligheidsplan voor advies voor aan de politie, brandweer en GHOR.

Verkeersplan

Het verkeersplan geeft inzicht in de verkeersstromen van bezoekers en deelnemers en de gevolgen voor de omgeving (bewoners en bedrijven) en overige weggebruikers. Ook beschrijft u in het verkeersplan de maatregelen die u neemt. Houd in elk geval rekening met de bereikbaarheid van hulpverleningsvoertuigen en calamiteitenroutes.

Met een verkeersplan maakt het beeld van de verkeersstromen, de verkeersveiligheid en verkeersmaatregelen duidelijk.

Een verkeersplan is in ieder geval nodig:

  • bij een (sport) evenement waarbij gebruik gemaakt wordt van de openbare weg;
  • bij evenementen waarbij de verkeersstromen anders dan normaal verlopen door een afsluiting en/of omleiding;
  • bij evenementen waarbij de verkeersstromen extra belast worden dan normaal door bezoekers, artiesten, VIP’s, medewerkers, leveranciers.

Inhoud verkeersplan

Beschrijf van onderstaande onderwerpen, de maatregelen en de afspraken die gemaakt zijn.

  • Bezoekers deelnemers evenement
    Op welke manier komen de bezoekers/deelnemers naar het evenement (openbaar vervoer, georganiseerd vervoer, auto, fiets, te voet) met een verdeling in percentages.
  • Verkeersmaatregelen
    Geef een overzicht van onderstaande verkeersmaatregelen zowel beschreven als op kaart. Met in- en uitstapplaatsen voor o.a. gehuurde bussen en openbaar vervoer.
  • Afsluitingen en/of omleidingen
    Geef aan of er gebruik gemaakt gaat worden van de rijbaan en/of parkeerterreinen of parkeervakken. U moet aangeven welke weg(en) en/of parkeervakken moeten worden afgesloten voor het verkeer en op welke tijdstippen (houd ook rekening met op- en afbouw).
  • Bordenplan
    Geef aan op welke locaties u borden wilt plaatsen, voor welk tijdstip(pen) de borden van kracht zijn en met welk doel de borden geplaatst worden.
  • Hekkenplan
    Geef aan op welke locaties de hekken worden geplaatst, voor welke tijdstippen de hekken nodig zijn en met welk doel de hekken geplaatst worden. Geef een overzicht van de hekken zowel beschreven met locatie en tijdstip als op kaart.
  • Bereikbaarheid
    Geef aan hoe de bereikbaarheid van de brandweer, ambulance en politie geregeld is. Denk hierbij aan een calamiteitenroute. Gedurende het evenement dient bij straatafsluitingen steeds een vrije doorgang gegarandeerd te zijn,  vrij van obstakels over een breedte van 3.5 meter. Geef ook aan hoe de bereikbaarheid voor omwonenden en bedrijven is geregeld. Bedrijven moeten zoveel mogelijk hun bedrijfsvoering kunnen uitvoeren.
  • (Fiets)parkeren en stallingen
    Geef aan welke parkeerfaciliteiten voor auto’s beschikbaar zijn
    Geef de locaties van de fietsparkeerplaatsen aan. De organisatie moet zorgen voor voldoende fietsparkeervoorzieningen, bijv. het plaatsen van extra fietsenrekken.
  • Inzet verkeersregelaars
    Geef aan of u verkeersregelaars wilt inzetten en lever een verzamellijst van de verkeersregelaars in. Stichting Verkeersregelaars Nederland informeert u over het aanmaken van een evenement, de mogelijkheden om verkeersregelaars uit te nodigen voor een bepaald evenement en de E-instructie. De gemeente Zwolle heeft een abonnement bij deze stichting.
  • Communicatie naar bezoekers en omgeving
    Geef aan hoe deelnemers, bewoners/bedrijven en bezoekers voorgelicht worden over stremmingen, parkeerfaciliteiten en andere verkeersmaatregelen. Geef aan welke informatie wordt gecommuniceerd en van welke communicatiemiddelen gebruik wordt gemaakt.
  • Wie de verkeersmaatregelen uitvoert.
Geluidsplan

Het geluidsplan geeft inzicht in de mogelijke risico’s ten aanzien van  het geluid. Het beschrijft tevens de maatregelen die u hiervoor treft en de afspraken die u hierover maakt. 

De gemeente vraagt om een geluidsplan bij alle evenementen, waarbij muziek in belangrijke mate zorgt voor de beleving (dus geen achtergrondmuziek).

Balans tussen rust en reuring

Bij het beoordelen van vergunningaanvraag voor evenementen waarbij geluid wordt gemaakt, zoekt de gemeente naar een balans tussen reuring en rust. Om te kunnen beoordelen of er sprake is van een goede  balans vraagt de gemeente u bij het indienen van een vergunningaanvraag akoestische informatie mee te zenden.

Inhoud geluidsplan

  • motivering van de gevraagde geluidsruimte
  • onderbouwing van de haalbaarheid van de gevraagde geluidsruimte, waarbij het dichtstbijzijnde geluidsgevoelige object[BvdG1]  (b.v. woningen, ziekenhuis, bejaardentehuis) als referentie moet worden gebruikt.
  • locatie en situering podia
  • opstelling apparatuur
  • welk geluidssysteem wordt gebruikt
  • bronvermogen
  • afstand podium FoH
  • indien van toepassing: de differentiatie van de benodigde geluidsruimte bij de diverse artiesten (geef hier de tijden van het optreden aan en motiveer de benodigde geluidsruimte).
  • naam en 06-nummer van de verantwoordelijke persoon voor het geluid tijdens het evenement
  • maatregelen die u treft bij overschrijding van het vergunde geluidsniveau
  • geluidbeperkende maatregelen u treft er tijdens het evenement (bijvoorbeeld afscherming met containers)
  • de richting van de boxen
  • het aantal  podia en een omschrijving van het soort muziek per podium;
  • muziekspectrum: achtergrond, pop, dance, house, ultra bas
  • de voor het evenement noodzakelijke  geluidsniveaus, incl. een onderbouwing waarom deze niveaus noodzakelijk zijn. In deze onderbouwing moet u ook ingaan op de technische en/of financiële (on)mogelijkheden om met andere (lees: lagere) geluidsniveau te werken.
  • de datum en tijdsperiode  waarop de soundcheck plaatsvindt (in beginsel maximaal 2 uur, als u meer tijd nodig heeft dan moet u dit motiveren).
  • hoe het geluid tijdens het festival wordt gemonitord.
  • ten minste 3 berekeningen bijdrage geluid op de gevel(s) van dichtstbijzijnde geluidsgevoelige objecten.

NB In aanvulling hierop kan de gemeente u vragen het geluidsplan aan te vullen met akoestische berekeningen, waaruit blijkt dat u aan de gevraagde geluidsniveaus kunt voldoen.

Als u hogere geluidsniveaus vraagt dan de gemeente volgens het geluidsbeleid van plan is  toe te staan, dan neemt de gemeente hierover tijdig contact met u op. Tevens kan de gemeente u vragen om nieuwe berekeningen te maken waaruit blijkt dat u kunt voldoen aan de geluidsniveaus die de gemeente wel wil toestaan. In dat geval informeert de gemeente u schriftelijk over de niveaus die u moet doorrekenen en het tijdstip waarop u de nieuwe berekeningen moet indienen.

Akoestische berekening

Een geluidsplan moet zijn voorzien van akoestische berekeningen bij

  • alle evenementen waarbij muziek een belangrijke bijdrage levert aan de beleving die voor de eerste keer georganiseerd worden in Zwolle;
  • jaarlijks terugkerende evenementen, waarbij:
    - aanpassingen aan de aard en omvang worden doorgevoerd (bij een andere opzet van een of meerdere podia);
    - in het afgelopen jaar sprake is geweest van langdurige meer dan incidentele overschrijding van de geluidsnormen zijn vastgesteld;
    - sprake is van muziek in het dance-spectrum;
    - de gevraagde norm 85 dB (A) en/of 95 (C) bedraagt.

 

  • Voor wie is de bijlage / wie doet er wat mee? Toezicht en Handhaving van de gemeente Zwolle
  • Op welk moment moet de bijlage uiterlijk aangeleverd worden? Bij de vergunningaanvraag

 [BvdG1](b.v. woningen, ziekenhuis, bejaardentehuis)

Toegankelijk en duurzaam

Toegankelijke evenementen

Bij evenementen hebben we plezier en ontspannen we. Voor mensen met een lichamelijke beperking, bijvoorbeeld slechtzienden of mensen die moeilijk ter been zijn, is het niet altijd makkelijk om een evenement te bezoeken. Dat geldt zowel voor het evenemententerrein zelf als voor de voorzieningen.

Zwolle vindt het belangrijk dat iederéén kan genieten van evenementen. Daarom ondersteunen we Toegankelijk Zwolle bij hun inspanningen hiervoor en wijzen wij u als organisator op de bijbehorende checklist. Het is fijn als u deze doorneemt en kijkt waar voor u de mogelijkheden liggen om uw evenement zo toegankelijk mogelijk te maken.  

Kijk voor een handreiking op Toegankelijkzwolle.nl

Duurzaam evenement

Houd je evenement schoon. Mooi Schoon van ROVA helpt je graag!

Afspraak maken

In het Stadskantoor kunt u alleen op afspraak terecht.

Maak een afspraak 

Stadskantoor, Lübeckplein 2, 8017 JZ Zwolle
Stadhuis, Grote Kerkplein 15, 8011 PK Zwolle

Neem contact met ons op

Postbus 10007, 8000 GA Zwolle
Stuur een bericht

Telefoon: 14 038 (5 cijfers,
tussen 09.00 en 17.00 uur)
Vanuit het buitenland: +31 38 498 31 38
Whatsapp: 06 83 29 66 88
(bellen naar dit nummer is niet mogelijk)

BTW/KvK-nummer

BTW: NL001900249B01
KvK: 08218173

Blijf op de hoogte

Aanmelden nieuwsbrief

Wij zijn bereikbaar via

© 2022 Gemeente Zwolle